DentaXRecall-System in der Zahnarztpraxis einfach aufbauen
Wenn Patientinnen und Patienten nicht zur Kontrolle kommen, liegt es meist daran, dass sie den Termin vergessen haben, nicht daran, dass sie die Behandlung abbrechen wollen. Ohne feste Routine zum Zurückbestellen entstehen in einer kleinen Praxis Lücken im Terminbuch, unfertige Behandlungen und Patienten, die stillschweigend wegbleiben. Dafür braucht es keine teure Software: Für jeden Patienten das nächste Kontrolldatum zu notieren und die Liste einmal pro Woche durchzugehen, genügt oft schon.
Entscheiden Sie schon am Ende des Termins, wer wann wiederkommt
Ein Recall ist die geplante Einladung zur Kontrolle oder zur Fortsetzung der Behandlung. Am zuverlässigsten funktioniert er, wenn Sie am Ende jedes Termins das nächste Kontrolldatum in der Patientenakte eintragen. Das Intervall ist eine klinische Entscheidung: Für Routinekontrollen sind sechs Monate ein üblicher Ausgangspunkt, nach einer Parodontitisbehandlung oder einem größeren Eingriff können kürzere Abstände sinnvoll sein – maßgeblich ist aber Ihre Einschätzung im Einzelfall.
Notieren Sie das Datum, statt es im Kopf zu behalten, und nennen Sie es auch dem Patienten. Wenn der Patient das Datum kennt, ist Ihr Erinnerungsanruf ein erwarteter Schritt und keine Überraschung, und die Terminvergabe fällt deutlich leichter.
Erstellen Sie jede Woche eine einzige „Wer ist fällig“-Liste
Legen Sie einen festen Wochentag fest, zum Beispiel Montag, und schauen Sie, wessen Kontrolle in den nächsten zwei bis vier Wochen ansteht. Vier Gruppen machen die Liste übersichtlich: fällige Routinekontrollen, unfertige Behandlungspläne, Nachkontrollen nach einem Eingriff und Patienten, die seit über einem Jahr nicht mehr da waren.
Rufen Sie zuerst die Patienten mit unfertiger Behandlung an, denn Abwarten kostet hier am meisten – für die Gesundheit des Patienten und für Ihren Umsatz. Bei Routinekontrollen reicht oft eine kurze Nachricht. Notieren Sie das Ergebnis jeder Kontaktaufnahme: Termin vereinbart, später erneut anrufen oder kein Interesse. So verfolgen Sie denselben Patienten nicht endlos; nach zwei bis drei Versuchen aufzuhören ist eine vernünftige Grenze.
Halten Sie den Anruf kurz und messen Sie das Ergebnis
Ein guter Recall-Anruf ist kurz und persönlich: Sagen Sie, wer Sie sind, nennen Sie den Grund (etwa die begonnene Behandlung abzuschließen oder dass die Kontrolle fällig ist) und schlagen Sie zwei konkrete Tage und Uhrzeiten vor. Ein einzelner Vorschlag lädt zu „Ich melde mich noch mal“ ein, bei zwei Vorschlägen fällt die Entscheidung leichter.
Zählen Sie einmal im Monat, wie viele Patienten Sie erreicht haben, wie viele einen Termin vereinbart haben und wie viele freie Termine dadurch gefüllt wurden. Nach einigen Monaten sehen Sie, welche Formulierung oder welche Tageszeit am besten funktioniert, und können die Routine anpassen.
Checkliste: ein einfaches Recall-System
- Tragen Sie am Ende jedes Termins das nächste Kontrolldatum in die Patientenakte ein
- Nennen Sie dem Patienten das Datum und vereinbaren Sie den Termin möglichst sofort
- Legen Sie einen Wochentag fest, an dem Sie die in den nächsten Wochen fälligen Patienten auflisten
- Rufen Sie Patienten mit unfertiger Behandlung zuerst an
- Nennen Sie den Grund und bieten Sie zwei konkrete Tage und Uhrzeiten an
- Notieren Sie das Ergebnis jeder Kontaktaufnahme und hören Sie nach zwei bis drei Versuchen auf
- Zählen Sie einmal im Monat erreichte Patienten, vereinbarte Termine und gefüllte freie Zeiten
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich Patienten zur Kontrolle zurückbestellen?
Das hängt vom Patienten und von Ihrer klinischen Einschätzung ab. Sechs Monate sind ein üblicher Ausgangspunkt für Routinekontrollen, bei Parodontitis oder nach größeren Eingriffen können kürzere Abstände passen. Am wichtigsten ist, das Intervall am Ende des Termins in der Akte festzuhalten.
Ist ein Anruf oder eine Nachricht besser?
Bei Patienten mit unfertiger Behandlung ist ein kurzer Anruf meist wirksamer, weil Sie Bedenken und Lösung direkt besprechen können. Für die Erinnerung an eine Routinekontrolle genügt den meisten Patienten eine kurze Nachricht. Notieren Sie mit der Zeit, worauf Ihre Patienten besser reagieren.
Wie oft sollte ich versuchen, einen Patienten zu erreichen?
Viele Praxen versuchen es zwei- bis dreimal und halten das Ergebnis fest. Wer nicht erreichbar ist oder kein Interesse äußert, wird von der aktiven Liste genommen und später erneut eingeladen, wenn es einen neuen Anlass gibt.
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