DentaXDiş Kliniğinde Hasta Takibi (Recall) Sistemi Nasıl Kurulur?
Hasta kontrole gelmediğinde çoğu zaman sebep unutmaktır, tedaviyi bırakmak değil. Küçük bir klinikte hastaları geri çağıran düzenli bir yöntem yoksa randevu defterinde boşluklar, yarım kalan tedaviler ve sessizce kaybolan hastalar birikir. Bunun için pahalı bir yazılım gerekmez: her hasta için bir sonraki kontrol tarihini yazmak ve haftada bir bu listeye bakmak çoğu zaman yeterlidir.
Kimin ne zaman geri çağrılacağına hasta çıkmadan karar verin
Recall, hastayı belirli aralıklarla kontrole ya da tedaviyi sürdürmeye yeniden davet etme düzenidir. En sağlam yöntem, her randevunun sonunda bir sonraki kontrol tarihini hastanın kaydına yazmaktır. Aralık klinik bir karardır: rutin kontroller için altı ay yaygın bir başlangıç noktasıdır, diş eti tedavisi ya da büyük bir işlem sonrasında daha kısa aralıklar seçilebilir; ama her hasta için sizin değerlendirmeniz belirler.
Tarihi aklınızda tutmak yerine kayda yazın ve hastaya da söyleyin. Hasta tarihi bildiğinde hatırlatma aramanız sürpriz değil, beklenen bir adım olur ve randevuyu vermek çok daha kolaylaşır.
Her hafta tek bir "çağrılacaklar" listesi çıkarın
Haftanın belli bir gününü seçin, örneğin pazartesi, ve önümüzdeki iki ila dört hafta içinde kontrolü gelen hastalara bakın. Listeyi dört gruba ayırmak işi kolaylaştırır: rutin kontrolü gelenler, tedavi planı yarım kalanlar, bir işlem sonrası kontrolü gerekenler ve bir yıldan uzun süredir görülmeyenler.
Yarım kalan tedavisi olan hastaları önce arayın, çünkü beklemek hem hastanın sağlığı hem de sizin gelirinizin açısından en pahalı olanıdır. Rutin kontroller için kısa bir mesaj çoğu zaman yeterlidir. Her iletişimin sonucunu not edin: randevu verildi, sonra aranacak ya da istemiyor. Böylece aynı hastayı sonsuza kadar kovalamazsınız; iki üç denemeden sonra durmak makul bir sınırdır.
Aramayı kısa tutun ve sonucu ölçün
İyi bir recall araması kısa ve kişiseldir: kim olduğunuzu söyleyin, nedenini belirtin (örneğin başladığınız tedaviyi tamamlamak ya da kontrol zamanının gelmesi) ve iki ayrı gün ve saat önerin. Tek seçenek sunmak hastayı "bakıp döneyim" demeye iter; iki seçenek karar vermeyi kolaylaştırır.
Ayda bir kez kaç hastaya ulaştığınızı, kaçının randevu aldığını ve kaç boş saatin dolduğunu sayın. Birkaç ay sonra hangi mesajın ya da hangi saatin işe yaradığını görür, düzeni buna göre ayarlarsınız.
Kontrol listesi: basit bir recall sistemi
- Her randevunun sonunda bir sonraki kontrol tarihini hastanın kaydına yazın
- Tarihi hastaya söyleyin ve mümkünse randevuyu hemen verin
- Haftada bir gün ayırıp önümüzdeki haftalarda çağrılacak hastaların listesini çıkarın
- Önce yarım kalan tedavisi olan hastaları arayın
- Aramada nedeni söyleyin ve iki ayrı gün ve saat önerin
- Her iletişimin sonucunu not edin ve iki üç denemeden sonra durun
- Ayda bir ulaşılan, randevu alan hasta sayısını ve dolan boş saatleri sayın
Sık sorulan sorular
Hastaları kontrole ne sıklıkla çağırmalıyım?
Hastanın durumuna ve sizin klinik değerlendirmenize bağlıdır. Rutin kontroller için altı ay yaygın bir başlangıç noktasıdır; diş eti hastalığı olan ya da büyük bir işlem geçiren hastalar için daha kısa aralıklar uygun olabilir. En önemlisi, aralığı randevu sonunda kayda yazmaktır.
Hastayı aramak mı, mesaj atmak mı daha iyi?
Yarım kalan tedavisi olan hastalarda kısa bir telefon görüşmesi genellikle daha etkilidir, çünkü endişeyi ve çözümü konuşabilirsiniz. Rutin kontrol hatırlatması için çoğu hastaya kısa bir mesaj yeter. Hastalarınızın hangisine daha iyi yanıt verdiğini zamanla not edin.
Bir hastaya kaç kez ulaşmaya çalışmalıyım?
Birçok klinik iki ya da üç deneme yapar ve sonucu kaydeder. Ulaşılamayan ya da istemediğini söyleyen hastayı aktif listeden çıkarın, yeni bir neden doğarsa daha sonra yeniden davet edin.
Hastalarınızı ve randevularınızı tek yerde tutun
DentaX'in hasta kartlarını, tedavi planlarını ve takvimini telefonunuzda inceleyin.
▶ Google Play'den indirin DentaX hakkında daha fazla bilgi