DentaXRecall в стоматологии: как возвращать пациентов на осмотры
Когда пациент не приходит на контрольный осмотр, чаще всего он просто забыл, а не решил бросить лечение. В небольшой клинике без налаженной системы возврата пациентов накапливаются окна в расписании, незавершённое лечение и люди, которые тихо пропадают. Для этого не нужна дорогая программа: достаточно записывать для каждого пациента дату следующего визита и раз в неделю просматривать этот список.
Решайте, кого и когда вернуть, ещё до ухода пациента
Recall — это плановое приглашение прийти на контрольный осмотр или продолжить лечение. Надёжнее всего записывать дату следующего визита в карту пациента в конце каждого приёма. Интервал — клиническое решение: для плановых осмотров обычной отправной точкой служит полгода, после лечения дёсен или крупного вмешательства могут подойти более короткие сроки, но в каждом случае решает ваша оценка.
Записывайте дату, а не держите её в голове, и называйте её пациенту. Когда пациент знает дату, ваш напоминающий звонок — ожидаемый шаг, а не неожиданность, и записать на приём становится гораздо проще.
Раз в неделю составляйте один список «кого пора вызвать»
Выберите постоянный день недели, например понедельник, и посмотрите, у кого визит приходится на ближайшие две–четыре недели. Список проще разделить на четыре группы: плановые осмотры, незавершённые планы лечения, контроль после вмешательства и пациенты, которых не видели больше года.
Сначала звоните пациентам с незавершённым лечением: ожидание обходится им дороже всего, и для здоровья, и для дохода клиники. Для плановых осмотров часто достаточно короткого сообщения. Фиксируйте результат каждого контакта: записан, перезвонить позже или не заинтересован. Тогда вы не будете бесконечно гоняться за одним и тем же пациентом; остановиться после двух–трёх попыток — разумное ограничение.
Звоните коротко и измеряйте результат
Хороший звонок recall — короткий и личный: назовитесь, объясните причину (например, завершить начатое лечение или подошло время осмотра) и предложите два конкретных дня и времени. Один вариант провоцирует ответ «посмотрю и перезвоню», а из двух вариантов выбрать проще.
Раз в месяц подсчитывайте, скольких пациентов вам удалось дозвониться, сколько записалось и сколько свободных окон заполнилось. Через несколько месяцев вы увидите, какое сообщение или какое время работает лучше, и сможете подправить схему.
Чек-лист: простая система recall
- В конце каждого приёма записывайте дату следующего визита в карту пациента
- Сообщайте дату пациенту и по возможности сразу записывайте его на приём
- Выделите один день в неделю для списка пациентов, которых пора вызвать в ближайшие недели
- Сначала звоните пациентам с незавершённым лечением
- Называйте причину звонка и предлагайте два конкретных дня и времени
- Фиксируйте результат каждого контакта и останавливайтесь после двух–трёх попыток
- Раз в месяц подсчитывайте дозвонившихся, записавшихся и заполненные окна
Частые вопросы
Как часто нужно вызывать пациентов на осмотр?
Это зависит от пациента и от вашей клинической оценки. Для плановых осмотров обычной отправной точкой служит полгода, а для пациентов с заболеваниями дёсен или после крупного вмешательства могут подойти более короткие сроки. Важнее всего записать интервал в конце приёма.
Что лучше: позвонить или написать?
Пациентам с незавершённым лечением обычно лучше помогает короткий звонок: можно обсудить сомнения и решение. Для напоминания о плановом осмотре большинству пациентов достаточно короткого сообщения. Со временем отмечайте, на что ваши пациенты откликаются лучше.
Сколько раз пытаться связаться с пациентом?
Многие клиники делают две–три попытки и записывают результат. Если пациент не отвечает или говорит, что ему не нужно, уберите его из активного списка и пригласите снова позже, если появится новая причина.
Держите пациентов и записи в одном месте
Посмотрите, как DentaX организует карточки пациентов, планы лечения и календарь в вашем телефоне.
▶ Скачать в Google Play Узнать больше о DentaX