DentaXComment réduire les rendez-vous manqués (lapins) au cabinet dentaire
Un patient qui ne vient pas laisse un fauteuil vide et un manque à gagner, et dans un petit cabinet quelques rendez-vous manqués par semaine s'accumulent vite. La plupart des absences peuvent être réduites par des habitudes simples plutôt que par des outils coûteux. Voici celles qui fonctionnent le mieux en pratique.
Faire confirmer la veille, pas le jour même
Un court appel ou message la veille rattrape la plupart des rendez-vous oubliés et vous laisse le temps de remplir le créneau. Demandez au patient de confirmer plutôt que de simplement l'informer, car une réponse crée un petit engagement. Notez ceux qui ont tendance à avoir besoin d'un rappel et contactez-les en premier.
Prendre le prochain rendez-vous avant le départ du patient
Les patients reviennent beaucoup plus volontiers lorsque le suivi est déjà dans l'agenda. Faites de la prise du prochain rendez-vous une étape de la sortie du cabinet et notez la date pour eux. Expliquer brièvement pourquoi la prochaine séance compte, par exemple pour terminer un traitement par étapes, améliore aussi la présence.
Tenir une courte liste d'attente et repérer les habitudes
Gardez une liste de patients prêts à venir plus tôt, afin qu'une annulation puisse être comblée le jour même. Pendant quelques mois, notez qui manque ses rendez-vous et quels jours ou à quelles heures. Ces tendances montrent où un changement serait utile, par exemple une organisation différente de certains soins.
Liste de contrôle : moins de rendez-vous manqués
- Contactez les patients la veille et demandez une confirmation
- Prenez le prochain rendez-vous avant le départ du patient
- Expliquez pourquoi le prochain rendez-vous est important
- Tenez une courte liste d'attente pour les annulations
- Notez les absences répétées et les jours ou heures concernés
- Fixez une politique d'annulation simple et courtoise et communiquez-la
Questions fréquentes
Combien de temps avant faut-il rappeler le rendez-vous aux patients ?
Beaucoup de cabinets contactent les patients un à deux jours avant, ce qui laisse le temps de combler un créneau annulé. Choisissez le moment qui correspond à la façon dont vos patients répondent habituellement.
Faut-il facturer les rendez-vous manqués ?
Certains cabinets le font, d'autres préfèrent une politique d'annulation claire sans frais. Tenez compte des règles locales et de votre patientèle avant d'instaurer des frais, et communiquez la politique à l'avance.
Quel est le taux d'absence normal dans un cabinet dentaire ?
Il varie beaucoup selon le pays, le type de cabinet et le profil des patients, il n'existe donc pas de référence unique. Mesurez votre propre taux pendant quelques mois et cherchez à le faire baisser à partir de là.
Gérez votre planning depuis votre téléphone
Essayez gratuitement l'agenda et les fiches patients de DentaX avec jusqu'à quatre patients.
En savoir plus sur DentaX