DentaXZo verminder je no-shows en gemiste afspraken in de tandartspraktijk
Een patiënt die niet komt opdagen laat een lege stoel en gemiste omzet achter, en in een kleine praktijk lopen een paar gemiste afspraken per week snel op. De meeste no-shows zijn te verminderen met eenvoudige gewoontes in plaats van dure hulpmiddelen. Dit zijn de gewoontes die in de praktijk het best werken.
Laat de dag ervoor bevestigen, niet op de dag zelf
Een kort telefoontje of berichtje de dag ervoor vangt de meeste vergeten afspraken op en geeft je tijd om de plek opnieuw in te vullen. Vraag patiënten om te bevestigen in plaats van ze alleen te informeren, want een antwoord schept een kleine verplichting. Noteer wie meestal een herinnering nodig heeft en neem eerst met hen contact op.
Plan de volgende afspraak voordat de patiënt vertrekt
Patiënten komen veel vaker terug als de vervolgafspraak al in de agenda staat. Maak het plannen van de volgende afspraak onderdeel van het afrekenen en schrijf de datum voor hen op. Kort uitleggen waarom het volgende bezoek belangrijk is, bijvoorbeeld om een behandeling in fasen af te ronden, verbetert de opkomst ook.
Houd een korte wachtlijst bij en let op patronen
Houd een lijst bij van patiënten die een eerdere tijd willen, zodat een afzegging dezelfde dag nog kan worden ingevuld. Noteer een paar maanden lang wie afspraken mist en op welke weekdagen of tijden. Patronen laten zien waar een aanpassing zou helpen, zoals een andere planning voor bepaalde behandelingen.
Checklist: minder no-shows
- Neem de dag ervoor contact op met patiënten en vraag om bevestiging
- Plan de volgende afspraak voordat de patiënt vertrekt
- Leg uit waarom de volgende afspraak belangrijk is
- Houd een korte wachtlijst bij voor afzeggingen
- Noteer herhaalde no-shows en de weekdagen of tijden waarop ze voorkomen
- Spreek een eenvoudig, vriendelijk annuleringsbeleid af en deel het
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd van tevoren moet ik patiënten herinneren?
Veel praktijken nemen een tot twee dagen van tevoren contact op, wat tijd laat om een afgezegde plek opnieuw in te vullen. Kies het moment dat past bij hoe je patiënten doorgaans reageren.
Moet ik kosten rekenen voor gemiste afspraken?
Sommige praktijken doen dat, andere geven de voorkeur aan een duidelijk annuleringsbeleid zonder kosten. Houd rekening met lokale regels en je patiëntenbestand voordat je kosten invoert, en communiceer het beleid vooraf.
Wat is een normaal no-showpercentage voor een tandartspraktijk?
Dat varieert sterk per land, soort praktijk en patiëntgroep, dus er is geen vaste maatstaf. Meet je eigen percentage een paar maanden en probeer het van daaruit te verlagen.
Beheer je agenda vanaf je telefoon
Probeer de DentaX-agenda en patiëntenkaarten gratis uit met maximaal vier patiënten.
Meer over DentaX